Ficha de captación de vivienda

Una ficha de captación inmobiliaria es un documento de trabajo que reúne la información necesaria para incorporar una propiedad a la cartera de una agencia. Incluye las características del inmueble, su distribución, equipamiento, comunidad, propietarios, condiciones comerciales y documentación disponible.

Debe incluir, como mínimo, la identificación y ubicación del inmueble, superficies, distribución, estado de conservación, equipamiento, datos de los propietarios, condiciones de visita, precio, honorarios y documentación disponible. La herramienta de Piso Guapo distribuye esta información en seis apartados para evitar que se mezclen datos físicos, comerciales y documentales.

Piso Guapo ofrece una ficha de captación inmobiliaria gratuita que se completa directamente desde el navegador. No requiere descargar previamente una plantilla ni instalar una aplicación y permite generar posteriormente un PDF ordenado.

Sí. La herramienta de Piso Guapo es gratuita y permite descargar una copia recuperable y un informe en PDF. La copia sirve para continuar editando la ficha, mientras que el PDF está pensado para consultar o compartir la información recopilada.

Sí. La herramienta está diseñada para trabajar desde el navegador del móvil, una tableta o un ordenador. Esto permite completar la ficha durante la visita de captación sin depender de un formulario impreso.

No. Es una aplicación web que funciona desde el navegador. Los datos se guardan localmente en el dispositivo utilizado y no es necesario crear una cuenta.

Los datos fundamentales son la dirección, precio solicitado, superficie útil y construida, estado de conservación, distribución, orientación, altura, equipamiento y situación de la finca. También deben registrarse los gastos de comunidad, el IBI, posibles derramas, la situación hipotecaria y la documentación disponible.

Además de las características físicas, conviene registrar el estado del mobiliario, electrodomésticos incluidos, suministros, gastos repercutibles, disponibilidad, condiciones de visita y datos del propietario. Las condiciones económicas y jurídicas del arrendamiento deben documentarse posteriormente en el contrato correspondiente.

Hay que preguntar por el precio esperado, motivo y plazo de comercialización, titularidad, hipoteca pendiente, gastos, derramas, reformas realizadas, mobiliario incluido, disponibilidad de llaves y condiciones para realizar visitas. También conviene identificar desde el principio qué documentos están disponibles y cuáles están pendientes.

Debe indicarse el número y tipo de habitaciones, baños y aseos, la configuración de la cocina, la superficie del salón y los espacios exteriores. La ficha de Piso Guapo permite añadir individualmente habitaciones, baños, propietarios y espacios exteriores cuando existe más de uno.

Es útil anotar la climatización, calefacción, suministros, ascensor, aparcamiento, trastero, zonas exteriores, mobiliario y electrodomésticos incluidos. También deben describirse los acabados, como suelos, carpinterías, acristalamientos, puertas y paredes.

Conviene registrar la accesibilidad, ascensor, servicios comunitarios, vigilancia, zonas comunes, iluminación natural, vistas y transporte próximo. Estos datos ayudan a preparar una descripción más completa, pero deben verificarse antes de publicarlos.

El precio, las superficies, la ubicación, el estado, la planta, la orientación, la distribución, el equipamiento, los gastos y las características de la finca son relevantes para realizar un análisis comparativo. Sin embargo, la ficha únicamente organiza información: no calcula el valor de mercado ni sustituye una tasación oficial.

Deben recogerse los datos identificativos y de contacto de todos los propietarios que intervengan en el encargo. También resulta necesario conocer la titularidad, las condiciones comerciales, la disponibilidad del inmueble y la documentación que puede aportar cada titular.

La entrevista debe seguir un orden: conocer primero el inmueble, después las expectativas del propietario y finalmente las condiciones del encargo y la documentación. Utilizar una ficha estructurada evita olvidar preguntas importantes y permite identificar inmediatamente los datos pendientes.

La ficha debe identificar al captador, el origen del contacto, el precio de captación, el precio de venta, los honorarios, la existencia de exclusiva y las fechas del encargo. También debe registrar quién conserva las llaves y qué condiciones deben respetarse para organizar visitas.

No. La ficha recopila y organiza información sobre la propiedad, pero no sustituye la nota de encargo ni el contrato que regula la relación entre la agencia y el propietario. La herramienta permite registrar si el encargo está firmado, pero no genera ese documento contractual.

Sí. La herramienta permite añadir varios propietarios y sus correspondientes teléfonos. Esto resulta especialmente importante cuando la vivienda pertenece a más de una persona y el encargo debe revisarse o firmarse por todos los titulares correspondientes.

Sí, pero el traslado no es automático. La ficha puede utilizarse como documento de recopilación previo y después introducirse la información necesaria en el CRM de la agencia. Actualmente, la herramienta de Piso Guapo no anuncia una sincronización directa con plataformas externas.

Habitualmente se revisan la escritura, nota simple, recibo del IBI, certificado energético, cédula de habitabilidad cuando corresponda, información de la comunidad y documentación relacionada con la ITE. La lista exacta puede variar según la ubicación, el inmueble y el tipo de operación.

La titularidad y las cargas inscritas se consultan mediante la información del Registro de la Propiedad. Una nota simple ofrece información registral de carácter informativo; la certificación registral es el medio que acredita fehacientemente el contenido del Registro. Consultar Registradores de España.

Debe compararse la información facilitada por el propietario con la documentación registral, catastral, urbanística y administrativa disponible. La ficha permite registrar si existe escritura, nota simple, VPO, certificado energético, cédula e ITE, pero no verifica automáticamente la validez de esos documentos.

Resulta útil registrar el recibo del IBI, los gastos de comunidad, posibles derramas, el saldo pendiente de hipoteca y quién asumirá determinados gastos. Estos datos ayudan a preparar la comercialización, pero no sustituyen un cálculo fiscal ni el asesoramiento profesional sobre la operación.

En las operaciones sujetas a certificación energética, el certificado debe estar disponible para la venta o el alquiler y la calificación debe aparecer en la publicidad conforme al Real Decreto 390/2021 y sus modificaciones. Existen supuestos excluidos, por lo que cada caso debe comprobarse. Consultar el Real Decreto 390/2021.

En Cataluña, la cédula acredita que la vivienda reúne las condiciones técnicas de habitabilidad exigidas y que es apta para destinarse a residencia. Su disponibilidad y vigencia deben comprobarse cuando resulte exigible. Consultar la información de la Generalitat de Catalunya.

Las fichas se guardan en el almacenamiento local del navegador utilizado. No se crea una cuenta ni se sincronizan automáticamente entre dispositivos. Borrar los datos del navegador puede eliminar las fichas guardadas si previamente no se ha descargado una copia.

Debes descargar una copia recuperable e importarla desde el otro dispositivo. También puede utilizarse el código QR incluido en el PDF para volver a abrir la herramienta con la información recuperable.

El PDF incluye únicamente los campos que se hayan completado y los presenta organizados por apartados. No reproduce los controles ni la navegación del formulario y utiliza una presentación de marca blanca.

Sí. La herramienta puede generar el PDF y enviarlo como archivo adjunto a un máximo de cinco direcciones. Cada destinatario recibe un correo independiente y no puede ver las demás direcciones introducidas.

La agencia o profesional que introduce datos personales debe determinar una base jurídica válida, informar a los interesados sobre el tratamiento, limitar los datos a los necesarios y aplicar medidas de seguridad y conservación adecuadas. La AEPD indica que los formularios utilizados para recoger datos personales deben cumplir el deber de información del RGPD. Consultar la AEPD.

No durante el uso ordinario de la ficha: la información permanece almacenada en el navegador. Cuando el usuario solicita el envío del PDF por correo, el documento debe transmitirse para poder entregarlo a los destinatarios seleccionados.

No. Es una herramienta para recopilar y ordenar información. No sustituye una nota de encargo, un contrato, una tasación oficial, una comprobación registral ni el asesoramiento jurídico, fiscal o técnico correspondiente.